第三节 全面预算管理的概念、流程与内容

一、全面预算管理的概念

全面预算管理( Comprehensive Budget Management)是以战略为导向,对预算期内的战略规划、经营计划和经营成果进行综合平衡、系统安排和资源配置,并以预算为标准,对预算执行过程和执行结果进行控制、核算、分析、报告与绩效评价,以推动企业实现战略规划和经营目标的管理活动。

正确把握全面预算管理的内涵,应当从以下五个方面进行理解:

(一) 全面预算管理是一项有目标、有方法,主体落实、客体明确的管理活动

(1) 全面预算管理的主体是指在企业内部具有决策、领导和管理职能的组织或个人。

(2) 全面预算管理的客体是指企业预算期内的经营活动、投资活动和财务活动。

(3) 全面预算管理的方法是指对战略规划和经营计划进行资源配置,使之成为企业法定的、规范的、具有权威性的行动计划,并以预算为标准管理控制企业经济活动的全过程。

(4) 全面预算管理的目标是实现企业战略规划和年度经营目标。

(二) 全面预算管理是将企业所有关键职能及管理方法整合在一起的综合管理控制系统

全面预算管理是从战略出发,将战略管理、目标管理、计划管理、运营管理、财务管理、绩效管理等职能、方法整合在一起,上承战略、下接绩效、中间连着运营管理,把企业产供销、人财物,经济活动事前、事中和事后全过程纳入一个管理体系的综合管理控制系统。正如美国著名管理学家戴维·奥利( David Otley)所指出的,全面预算管理是为数不多的能把企业的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。

(三) 全面预算管理是以预算为标准的管理控制系统

企业内部控制的方法和工具有很多,包括授权批准控制、会计系统控制、财产保全控制、风险防范控制、合同管理控制、管理信息系统控制、内部审计控制等。其中,全面预算管理是企业综合性的管理控制系统,它通过预算编制,将企业的资金流、实物流、业务流、信息流、人力流等资源加以整合,制定各项经营活动、投资活动和财务活动的执行、控制和评价标准,对企业所有经济活动实施事前、事中和事后全过程的控制,在企业内部控制体系中发挥着核心作用。

(四) 全面预算管理涉及企业经济活动的方方面面,是一项全员参与、全方位管理、全过程控制的综合性、系统性管理活动

“全员参与”是指企业内部各部门、各单位、各岗位,上至董事长,下至各部门负责人、各岗位员工都必须参与预算管理;“全方位管理”是指企业的一切经济活动,包括人财物各个方面、供产销各个环节,都必须全部纳入预算管理;“全过程控制”是指企业各项经济活动的事前、事中和事后都必须纳入预算管理控制系统。

(五) 全面预算管理是企业实现战略规划和经营目标的有效方法与工具

战略规划和经营目标的制定是一个思维过程,而战略规划和经营目标的实施则是一个行动过程。规划和目标制定得再好,如果得不到有效实施,就不能将美好的蓝图变为现实。通过实施全面预算管理,企业不仅可以使用预算这个量化配置工具,使自身所处的经营环境、拥有的资源与企业的战略规划和经营目标保持动态平衡,而且通过预算编制可以将企业的战略规划和经营目标分解、细化为一个个具体的行动方案与作业计划,并通过预算执行、控制、分析、报告和评价等一系列预算管理活动的实施,使企业的战略规划、经营目标与具体的行动计划紧密结合,从而化战略为行动,确保企业战略规划和经营目标的实现。

二、全面预算管理的流程与内容

全面预算管理包括战略转化、预算编制、预算执行和预算考评四个阶段。

战略转化是全面预算管理流程中的基础阶段,也是预算编制的准备阶段,其任务是将宏观的、框架性的战略规划转化为具体的、可操作的行动方案,为预算编制提供重要的、必不可少的依据。此阶段主要包括制定年度经营目标、确定关键绩效指标( KPI)和重点工作、编制年度经营计划等内容。

预算编制是全面预算管理流程中的关键阶段,其任务是以战略为导向,从时间和空间两个维度为企业战略规划、年度经营计划以及各部门的业务(工作)计划配置资源,编制具体的、可执行的预算方案。此阶段主要包括编制预算草案、预算审批、预算分解与落实等内容。

预算执行是全面预算管理流程中的核心阶段,其任务是将战略规划、经营计划、预算方案变为现实结果。此阶段主要包括预算执行、预算控制、预算调整、责任核算、预算分析、预算报告等内容。

预算考评是全面预算管理流程中一个承上启下的重要阶段,它既是促进本期预算得以实现的激励约束机制,又是下期预算得以顺利实施的重要基础。此阶段主要包括预算考评、预算奖惩等内容。

全面预算管理的四个阶段及各项内容之间相互关联、相互作用、相互衔接,并周而复始地循环往复,从而实现对企业所有经济活动的规范管理与有效控制。

全面预算管理流程如图1-2所示。

全面预算管理各阶段的主要内容如下:

(一) 制定年度经营目标

编制预算的首要环节是从战略目标出发,在分析企业外部环境和内部条件的基础上制定预算年度的经营目标,它既决定着企业预算年度经营活动所要达到的经营成果,也决定着企业预算年度全面预算管理的方向和目标。

(二) 确定KPI和重点工作

年度经营目标确定后,企业要将战略目标和经营目标转化为企业层面的KPI,并确定年度重点工作;然后,将企业层面的KPI和重点工作细分为各个层级、各个部门的KPI和重点工作。

(三) 编制年度经营计划

根据战略规划和年度经营目标,在分析企业外部环境和内部条件的基础上编制年度经营计划(包括公司年度经营计划和各职能部门业务或工作计划),进而分解编制季度、月度经营计划。这是编制全面预算的重要前提和基础,是在全面预算编制之前必须完成的基础性工作。

(四) 编制预算草案

各预算部门根据年度目标、经营计划和预算编制大纲,综合考虑预算期内市场环境、资源状况、自身条件等因素,按照“自上而下、自下而上、上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序编制预算草案。

(五) 预算审批

企业预算管理部门对各预算部门上报的预算草案进行审查、汇总,提出综合平衡的建议,对在审查、平衡过程中发现的问题要提出调整意见,并反馈给有关部门予以修正。然后,在企业有关部门进一步修订、调整、平衡预算的基础上,汇总编制企业全面预算草案,经公司总经理签批后提交董事会及股东(大)会审议批准。

(六) 预算分解与落实

全面预算审批下达后,企业管理部门要通过签订预算目标责任书或绩效合约的方式将预算指标层层分解、细化,从横向和纵向两个维度将预算指标落实到企业内部各预算执行部门,形成全方位的预算执行责任体系。

(七) 预算执行

预算执行是全面预算管理的核心内容和关键环节。在整个预算期内,企业的各项经济活动都要以全面预算为基本依据,协调好供产销、人财物各方面的关系,保障生产经营活动的顺利进行,确保全面预算的贯彻执行,形成以全面预算为轴心的企业运营管理机制。

(八) 预算控制

预算控制是按照一定的程序和方法,确保企业及各预算部门落实全面预算、实现预算目标的过程,它是企业全面预算管理顺利实施的有力保证。企业通过预算编制为预算期内的各项经济活动制定目标和依据,通过预算执行将编制的预算付诸实施,通过预算控制确保预算执行不偏离预算的方向和目标。

(九) 预算调整

预算调整是在预算执行过程中,对现行预算进行修改和完善的过程。预算是指导和规划未来的经济活动,而编制预算的基础很多都是假设,一旦在预算执行中发生预算指标或预算内容与实际大相径庭的情况,就必须按照规定的程序对现行预算进行实事求是的调整。

(十) 责任核算

为了对预算的执行情况和执行结果进行控制、考核和反馈,企业必须完善预算责任核算体系,建立与部门责任预算口径相一致的责任会计制度,包括原始凭证填制、账簿记录、费用归集和分配、内部产品及劳务转移结算、收入确认、成本核算,以及经营业绩确定和核算报表编制等内容。

(十一) 预算分析

预算分析是指采用专门方法对全面预算管理活动全过程进行的事前、事中和事后分析。其中,对预算执行结果的分析是重点,目的是确定预算执行结果与预算标准之间的差异,找出产生差异的原因,并确定责任归属,为预算考评提供依据。

(十二) 预算报告

预算报告是指采用报表、报告、通报等书面或电子文档形式对预算执行过程和结果等信息进行的统计、总结和反馈,既包括日常预算执行情况的报告,也包括预算年度结束后对全年预算执行结果进行反馈的决算报告。

(十三) 预算考评

预算考评是对全面预算管理实施过程和实施结果进行的考核与评价,既包括对全面预算管理活动实施效果的全面考评,也包括对预算执行部门和预算责任人的业绩考核与绩效评价。

(十四) 预算奖惩

预算奖惩是按照年初制定的KPI、预算责任书或绩效合约中的奖惩方案,根据预算执行部门的执行结果和KPI完成情况对各预算部门兑现奖惩。预算奖惩是全面预算管理的生命线,是预算激励机制和约束机制的具体体现。通过建立科学的预算奖惩制度,一方面能使预算考评落到实处,真正体现责、权、利的结合;另一方面能有效引导部门和员工的行为,使预算目标和预算行为协调一致,促进企业战略目标的实现。