第2章 提升工作速度的8个原则

2.1 原则1 首先形成整体印象

要想提升工作速度，首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。

一旦有了整体印象，就能清楚判断哪个部分是最重要的，哪个部分不那么重要，哪个部分是必须认真对待的关键节点，哪个部分是危险的过渡阶段。这样一来，诸如过分细致地工作、一开始便在不那么重要的本应暂缓的工作上浪费过多时间等情况就可以避免，同时还能在全面分析风险因素的基础上，致力于提升工作速度。上司也会更加放心，团队中经验较少的成员在对工作形成了整体印象后，也都能顺利完成各自的任务。

以制作企划文件为例：谁是阅读对象，要制作多少页的企划文件，企划文件的目的是什么，文件的整体构成是怎样的，文件的目录是怎样的，在每一页中要安排怎样的内容，在这些内容中又要放入哪些细节——一旦清楚把握了工作的整体面貌，在每个环节中所要花费的时间和注意事项便会一目了然。

如果自己就是最终负责人，那就应该自己思考工作的整体框架，在平衡各种要素的同时推进工作。第三者的意见是极其宝贵的，所以还要尽量参考下属和同事的意见。当上司是最终负责人时，自己也要思考工作的整体框架，在充分确认上司的指示之后，再开展工作。

“确认上司指示”比任何事情都要重要，因为即便最初的指示足够明确，但上司中途突然变卦的事情也是实际存在的。也有部分上司实际上并没有充分理解员工的意见，而是轻而易举地告诉员工：“我知道了，你就按那个方法做吧。”而且偏偏是这种上司，在发生问题的时候就会指责员工：“你都干了些什么！”或者过河拆桥地来一句：“我根本不是那个意思，你完全没有理解我的话。”这听起来有几分荒唐，但是大部分公司的上司也确实如此。所以从公司整体来看，对上司的教育比其他任何因素都来得重要。

作为一个现实中的问题，只要是在日本企业中工作的员工，十有八九都会遇到不可靠或难以信赖的上司，因此最好是多次确认上司的指示。而上司实际上常常会给员工难以信赖的感觉，所以也必须多多注意。也就是说，日本企业还很欠缺“上司对员工怎样做出指示，员工才能取得最佳的成果”这样的企业管理要领。

口头上的确认是很有风险的，因为记忆本身是模糊的，人们往往只会记住对自己有利的事情。哪怕认定“绝对是这样，我绝对是这样说的”，但实际情况却很有可能完全相反。记忆就是这样靠不住的东西，但不少人却固执己见地认为“绝对没错，我绝对说过这样的话，我绝对同意过这件事”，不少上司尤其如此，所以反复提醒上司是绝不为过的。将工作的整体框架清楚把握后，务必明确地向上司说明，并尽量避免语言上的误解。哪怕只是很短的时间，在对话过程中也要反复向上司确认。唯有这样做，双方才能放心，上司对自己的信赖度也会有所提高。