1.1.2 信息处理过程

随着社会的不断发展，人类已进入信息时代。目前，人们的生活、工作和学习等诸方面已越来越多地需要进行信息处理，而社会、个人各方面的有序运转也要求必须对获取的信息进行科学和系统的处理，有效地处理信息是当前社会发展和人类生活的必然要求。信息处理的有效化过程（即信息处理的科学化程序）主要包括信息的收集、整理与加工、传递和存储4个环节，每个环节都有严格、科学的要求，需要信息处理工作人员严格遵守并熟练掌握。

1.信息的收集

信息的收集是信息处理的第一环节和基础，其实质是根据目标指令，将目标涉及的管理要素资源、技术要素资源、相关的其他要素资源，用信息资源和数字化的形式来反映。信息收集工作贯穿并影响信息处理的全过程，它的好与坏直接关系整个信息处理工作的进程和质量。

信息收集环节要达到有效化要求，必须规定质和量两方面的标准。其质的标准是：尽可能保证收集信息的真实性、时效性和有用性。在收集信息的过程中，不仅要收集能够真实反映事物表象的信息，更要注重收集能够深刻体现事物内在规律的信息，收集有一定使用价值和高使用价值的信息。衡量的标准是：保证所收集信息的覆盖面广泛，按应用所需形成系列化、系统化的信息内容。通过质和量两方面相结合的保证，所收集的信息能够反映目标的运行过程，并揭示其运行现象、本质及发展规律。这就要求信息收集者不仅要有敏锐的洞察力、判断力和科学的工作方法，还要积极地调动自身的工作热情和保持严谨的工作作风。信息收集所涉及的范围包括目标所涉及的主要部门、行业及其关联的部门、行业，信息包括宏观的、微观的、定性的、定量的，信息收集者都要尽可能地收集到。

信息收集的基本程序是：首先，按照目标对信息的要求制订收集计划，选择好信息源点，确定收集的内容、方式或方法；其次，按照计划进行采集和收集，不但要注意直接资料的系统收集，而且要注意间接资料的搜索和采集以及历史资料和现实资料的收集，另外，在收集中若发现问题，要寻找原因并进行追踪采集；最后，对所收集的信息资料进行初步的程序化处理。

2.信息的整理与加工

信息的整理与加工是指将收集来的经初步程序化处理的信息按照一定的程序和方法进行分类、分析、判断、编制，使之成为一套真实的信息资料，方便利用、传递和存储。第一环节收集的信息严格来讲处于原始状态，大都无法利用、传递和存储，必须对其进行整理和加工，去粗存精，去伪存真，即剔除不真实、不可靠、不准确的信息，从而增强信息的真实性、准确性和可用性。通过整理和加工，零乱、纷杂的资料和数据成为有序化的信息，形成新的信息组合，信息的价值和潜能被挖掘出来，从而体现信息的有用性和价值创造的本性。

具体来说，信息整理和加工的主要内容包括4个方面。

（1）分类整理

分类有粗分和细分两步。分类的标准包括时间、空间、目的、事件性质、目标要件、问题属性等方面。分类整理即对信息的量、价值、时效性、真实性、可靠性进行鉴别和梳理，剔除无用的、不可靠的信息，让收集的信息各得其所，让有用的信息有序化。

（2）比较分析

比较分析即对信息进行去粗存精，鉴别优劣，提高质量，使信息能够展现目标变化状态及发展趋势。

（3）综合提炼

综合提炼即利用信息加工者的智力，从纷繁的信息资料中提炼生成新的概念、论点，按照一定的要求和程序，综合改造原始信息，从中提炼出所需要的具有综合性和更大价值的信息。

（4）编制程序

编制程序即把加工过的新的信息资料进行编目排序，以便使用。

这4个方面是相互关联、制约、有机结合的，工作中要注意顺序递进和交叉进行。

3.信息的传递

信息的传递是信息借助媒介或通道循环往复的运动过程，它是目标有效运行及目标系统与其他系统交换的基本条件和方式。

按照信息流向，信息传递可分为单向、反馈和相向3种传递方式。单向传递主要是目标系统的指令或命令类信息传递方式；反馈传递一般是对单向传递的逆传递；相向传递是指信息发送者和接收者相互传递信息，角色互换。

按照信息传递时间，信息传递又分为集中式和连续式两种传递方式。一般地，内容多、量大、全面的信息传递为集中式传递，系统性、及时性强的信息传递为连续式传递。

按照传递范围，信息传递又可分为内部传递和外部传递。内部传递是目标系统内各子系统或单位间的信息传递，外部传递是目标系统与其他系统之间的信息传递。

当前，传递的媒介或通道主要有纸质、电信、互联网等。无论采用何种传递媒介或通道，传递信息必须考虑内容和利用对象的要求、传递时间和空间的要求及传递的经济评价，这样才能达到高效率、低成本的要求。

4.信息的存储

信息的存储是指信息以文字、图像及数字化的形式借助各种媒介记录和储存起来，信息依次被登记、编码、存放、排列、维护与保管。信息存储对信息收集、整理加工、传递和使用起着仓储保障作用，是整个信息处理过程的有力保证。

收集或接收到各种信息后，首先要进行登记，将之列入本部门的资源财产之中，便于整理、加工和利用。编码是对各种内容和形式的信息，按照一定方式进行统一的数码编制，以方便计算机信息管理。存放和排列是为了更有效、迅速地传递与利用信息，更好地开发信息资源。信息存放有集中式和分散式两种方式，集中式适用于机构小、信息少且集中、内容比较单一的目标系统，分散式适用于机构大、资料多、机构分支多的目标系统。通用的信息排列方法有登录号、来源分类、内容分类、形式等。登录号排列法即按登记顺序对信息进行排列，简便易行，但在信息太多时不易查找。来源分类排列法是指先按信息来源部门或地域对信息进行统一分类，再按分类顺序进行排列。内容分类排列法要求较高，必须先对全部信息进行分类，再按各类别进行排列。形式排列法是按信息的载体形式进行排列。在实际工作中，要根据工作需要和业务范围的适应性要求，按照有利于系统及时、迅速、准确、方便传递和利用的原则选择合适的排列方式。维护和保管是保证信息资料完整与安全存储的重要环节，其工作主要是通过一定的维护和保管措施，保证以一定的物质形式（如纸、磁盘、U盘等）存储的信息资料不受损坏，这需要信息处理工作人员有高度的责任心和有效的科学技术手段和管理方式。