营造能集中精力的环境

在安静的办公室里，只能听见敲击键盘的声音，还有我和客户上整理课时的低语。

“它能让你怦然心动吗？”

“能。”

“它重要吗？”

“不，我已经不需要它了。”

“这份文件呢？”

我的客户压低了声音：“啊，那是去年辞职的一名员工的。丢了会有点麻烦，你懂的。”

“哦，抱歉。”

我刚开始指导公司高管做整理时，在见客户的过程中学到了重要的一课：在安静的办公室里，整理课听起来会有点吵，很难在不打扰其他人的情况下交谈。我可怜的客户肯定觉得浑身不自在。

整理办公空间时，最重要的是营造有助于你集中精力的环境。如果你容易担心别人会怎么看，时间安排就很重要了。如果你可以在节假日走进办公空间，或是拥有自己的小隔间或办公室，就能轻松选择什么时候做整理。但如果你在开放式的大办公室里工作，而且需要在工作日做整理，如果不想打扰其他人，可能就得在上班前或下班后进行了。我个人通常在清晨七点到九点开课，也就是客户正式开始工作之前。

一大早第一件事就是做整理的好处多多。当你知道自己要在九点开始工作，整理时就会集中精力，效率也会变高。而且，由于一天刚刚拉开帷幕，你做事时会更积极主动，也会更享受整理的过程。在这种情况下，你可以轻松决定要保留什么，又要丢弃什么。因此，我多年来一直建议客户，清晨是整理办公空间的最佳时间。不过，最近我的看法有所变化，这源于我在其他国家分享整理方法时的体验。

在日本，人们通常会在办公室加班到很晚，因此很难在下班后集中精力收拾整理。但我在美国见到的许多公司里，通常下午六点一过办公室基本就空了。每到周五，下午三点后办公室里的人就逐渐减少。这么一来，即使下班后也有可能集中精力做整理。

我还注意到了另一个不同之处。我接触的大多数美国人都表示，如果有人在工作时间整理办公空间，不管发出多少噪声，都不会对自己造成干扰。为了确保他们没理解错我的意思，我再三询问：“哪怕是完全没有遮挡的开放式办公室，而且原本特别特别安静？”答案还是一样的。显然，我多年来一直绞尽脑汁思考的问题“怎么才能谨慎低调地整理办公室”在美国根本不算问题。

关注别人的看法，注意不要打扰别人，在日本被视为一种礼貌。我敢肯定，在美国和其他大多数地方也一样。但通过在美国的经历，我了解到，“会打扰别人”的东西在每个地方并不一样。我们做整理的时候，最重要的是营造一种能让我们感到舒服的环境，以便专心做整理。这可能意味着选择办公室里人比较少的时段，或是告诉同事我们要做整理。或者，我们也可以邀请同事一起做整理。事实上，我建议尽可能让全公司的人同时做整理。

每年年底，我认识的一家日本出版商都会抽出一天，让每位员工整理办公桌。显然，这么做能改善公司氛围，也由此诞生了许多本畅销书。整理提高了每位参与者的工作效率，使大家的工作面貌焕然一新，成效十分显著。哪怕不能让全公司都参与进来，但如果有某个部门或团队的全体成员决定一起做整理，那也是一段佳话。