2.1 巧设单元格格式_Excel数据处理与分析一本通-QQ阅读中文玄幻网

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2.1　巧设单元格格式

单元格格式的设置主要包括字体格式的设置，单元格对齐方式的设置以及边框和底纹的设置，这些都属于Excel最基本的操作。

2.1.1　字体样式的设置

数据输入到工作表后用户可以对字体、字号进行修改，另外还可以对表格数据进行一些效果处理，让数据看上去更美观。

（1）设置字体字号

如果用户对工作表中数据的字体、字号不满意随时可以进行修改，修改的方法也很简单。

步骤01 选中需要设置字体的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“字体”组中单击“字体”下拉按钮，在下拉列表中选择需要的字体选项，可将所选数据设置成相应的字体，如图2-1所示。

图2-1

步骤02 在“字体”组中单击“字号”下拉按钮，在下拉列表中选择合适的字号，可将所选数据设置成相应字号，如图2-2所示。

图2-2

在“字体”组中单击“”按钮可以快速增大字号，单击“”按钮可以快速缩小字号。

“字号”下拉列表中只显示6～72的字号，如果用户需要设置超出这个范围的字号，可以直接在字号文本框中输入。例如，在“字号”文本框中输入“100”，按回车键后所选单元格中的数据的字号即被设置成100。

（2）设置默认字体字号

有的公司会要求Excel文件必须用指定的字体，为了避免每次都要设置字体的麻烦，用户可以将指定的字体设置成默认字体。

打开“文件”菜单，选择“选项”选项。打开“Excel选项”对话框，在“常规”界面单击“使用此字体作为默认字体”下拉按钮，在下拉列表中选择需要的字体，如图2-3所示，即可将该字体设置成默认字体。单击“字号”下拉按钮，在下拉列表中可以设置默认的字号，如图2-4所示。

图2-3

图2-4

（3）设置字体效果

用户可以为指定文本添加一些效果，比如加粗、设置字体颜色、倾斜、添加下划线等，起到突出显示的目的。

在“开始”选项卡中的“字体”组内单击“加粗”按钮，可以将所选单元格中的文本字体加粗显示，如图2-5所示。单击“字体颜色”下拉按钮，在下拉列表中选择合适的颜色，可将所选区域中的数据设置成相应的颜色，如图2-6所示。

图2-5

图2-6

在“字体”组中单击“下划线”下拉按钮，在下拉列表中可以选择下划线类型，为所选数据添加下划线，如图2-7所示。另外，用户还可以按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中单击“下划线”下拉按钮，在下拉列表中选择“会计用单下划线”或“会计用双下划线”，如图2-8所示。

图2-7

图2-8

技巧点拨：将数据设置成倾斜效果

在“字体”组中单击“”倾斜按钮，可以将数据设置成倾斜效果。在“设置单元格格式”选项卡的“字体”组中选择“加粗倾斜”选项还可以为数据同时添加倾斜和加粗效果，如图2-9所示。

图2-9

（4）添加特殊效果

报表中有些数据并不重要，但是又想保留下来作为参考值，这时候可以在数据上方添加删除线。

选中需要添加删除线的单元格，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，勾选“删除线”复选框，如图2-10所示。单击“确定”按钮，所选单元格中的数据上方即被添加删除线，如图2-11所示。

图2-10

图2-11

想要在Excel中输入“10³”和“H₂0”之类的数据，可以为数据设置“上标”或“下标”。

选中需要设置成上标的数据，如图2-12所示，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，勾选“上标”复选框，单击“确定”按钮，可以将所选数据设置成上标，如图2-13所示。

图2-12

图2-13

选中需要设置成下标的数据，打开“设置单元格格式”对话框，勾选“下标”复选框，如图2-14所示，单击“确定”按钮，可以将所选数据设置成下标，如图2-15所示。

图2-14

图2-15

2.1.2　调整数据对齐方式

（1）设置文本对齐方式

默认的情况下，文本型数据自动靠单元格左侧对齐，数值型数据自动靠单元格右侧对齐，用户可以通过设置来改变数据的对齐方式。

选中需要设置对齐方式的单元格区域，在“开始”选项卡的“对齐方式”组中单击“居中”按钮，如图2-16所示，选区内的所有数据随即在水平方向上居中对齐到单元格，如图2-17所示。

图2-16

图2-17

对齐方式分为水平对齐和垂直对齐，在单元格高度有限的情况下使用垂直对齐方式效果并不明显，只有在增加了单元格高度后，垂直对齐方式才会显示出效果，在制作报表时比较常用的是垂直居中。用户可以在“对齐方式”组中单击其他垂直对齐按钮，修改数据在单元格中垂直对齐的方式。

对齐方式组的左侧6个按钮，是用来设置对齐方式的。位于下方的三个按钮，从左至右分别是“左对齐”“居中”和“右对齐”，这三个按钮用来设置数据在水平方向上的对齐方式。位于上方的三个按钮从左至右分别是“顶端对齐”“垂直居中”和“底端对齐”，用来设置数据在垂直方向上的对齐方式，如图2-18所示。

图2-18

（2）设置分散对齐

除了在“对齐方式”组中设置最基本的对齐方式外，用户还可以打开“设置单元格格式”对话框，对数据的对齐方式进行更多的设置。例如，一列中的数据文本长度大不相同，这样不管是使用“左对齐”“居中”还是“右对齐”，整列看上去都不是很整齐，这时候可以使用分散对齐，另外可以设置缩进量，缩小文本间的间距。

选中需要设置对齐方式的单元格区域，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，打开“对齐”选项卡，单击“水平对齐”下拉按钮，在下拉列表中选择“分散对齐（缩进）”选项，如图2-19所示。设置“缩进”值为“2”，单击“确定”按钮关闭对话框，如图2-20所示。

图2-19

图2-20

下面两张图是设置分散对齐前后的对比图。图2-21所示的是设置之前的效果，图2-22所示的是设置完成后的效果。

图2-21

图2-22

（3）调整文字方向

在Excel中也可以进行一些版式设计，设计版式的时候经常要旋转文字方向，用户可以根据Excel提供的选项进行旋转，也可以自行设置文本的旋转角度。

选中需要旋转文字方向的单元格，打开“开始”选项卡，在“对齐方式”组中单击“方向”下拉按钮，在下拉列表中可以选择需要的旋转选项。此处我们选择“竖排文字”选项，如图2-23所示。单元格中的文本随即变成竖排显示，如图2-24所示。

图2-23

图2-24

在“设置单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡内，用鼠标拖动“方向”区域中的横线，可以将所选区域中的文本在90°～-90°之间进行旋转，如图2-25所示。

图2-25

（4）合并单元格

在制作报表标题时常会用到合并单元格功能，即把多个单元格合并成一个大的单元格。

合并单元格分为“合并后居中”“跨越合并”和“合并单元格”几种类型。选中需要合并的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“对齐方式”组中单击“合并后居中”下拉按钮，如图2-26所示，在下拉列表中选择需要的合并选项即可。

图2-26

“合并后居中”和“合并单元格”的效果很像，这两者的区别在于“合并后居中”后，合并单元格中的文本居中显示，如图2-27所示，而“合并单元格”后单元格中的文本依然保持左上角单元格对齐方式，如图2-28所示。

图2-27

图2-28

待合并的单元格区域中多个单元格内都有数据，那么在合并单元格后，只保留左上角单元格中的内容。

“跨越合并”和其他两种合并稍有不同，当选中多行中的单元格进行合并时，如图2-29所示，“跨越合并”只会按行合并，而列不会合并，如图2-30所示。

图2-29

图2-30

若想取消合并单元格，在“合并后居中”下拉列表中选择“取消单元格合并”即可。

2.1.3　添加表格边框

（1）快速添加表格边框

步骤01 选中需要添加边框的单元格区域，打开“开始”选项卡，在“字体”组中单击“边框”下拉按钮，从中选择“所有框线”选项，如图2-31所示。选区内所有单元格随即被添加边框，如图2-32所示。

图2-31

图2-32

步骤02 按住Ctrl键分多次选中需要添加粗外侧框线的单元格区域，再次打开“边框”下拉列表，选择“粗外侧框线”选项，如图2-33所示。各选区的外侧框线即被加粗显示，如图2-34所示。

图2-33

图2-34

技巧点拨：删除边框线

若要删除边框线，选中需要删除边框线的单元格区域，在“边框”下拉列表中选择“无框线”选项即可。

（2）自定义边框样式

系统提供的边框样式都显示在边框下拉列表中，这些样式比较有限，用户若想设计出更漂亮更有个性的边框样式可以在“设置单元格格式”对话框中进行设置。在“设置单元格格式”对话框中不仅有更多可供选择的线条样式，还能够为边框添加各种颜色。

自定义边框前后的效果，如图2-35和图2-36所示。

图2-35

图2-36

步骤01 选中需要添加边框的表格区域，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框。切换到“边框”选项卡，第一步在“样式”组中选择“双实线”，第二步单击“颜色”下拉按钮，选择“蓝色”，第三步单击“外边框”按钮。这是设置外侧边框样式，如图2-37所示。注意步骤顺序不能颠倒。

图2-37

步骤02 重新在“样式”组中选择左侧向下数第五个虚线类型。这次不用再设置颜色，直接在“边框”组中单击内部横线按钮，如图2-38所示，设置内部横线样式。

图2-38

步骤03 再次在“样式”组中选择“单实线”，接着在“边框”组中单击内部竖线按钮。这步是设置内部竖线样式，如图2-39所示，单击“确定”按钮关闭对话框。

图2-39

（3）绘制边框

用户还可以手动绘制表格边框。打开“开始”选项卡，在“字体”组中单击“边框”下拉按钮，在下拉列表中有一个“绘制边框”组，该组中保存的是用于绘制表格边框的各种选项。选择“绘图边框网格”选项，如图2-40所示。此时光标变成了“”形状，按住鼠标左键，在需要添加边框的单元格区域上方拖动，即可为单元格添加边框线，如图2-41所示。再次单击“边框”按钮可以退出绘制状态。

图2-40

图2-41

手绘表格边框同样可以设置边框线型和线条颜色。在“边框”下拉列表中的“绘制边框”组中选择“线条颜色”选项，如图2-42所示，在其下级列表中可以设置线条颜色。选择“线型”选项，在展开的下级列表中可以对线型进行选择，如图2-43所示。

图2-42

图2-43

如果在不需要添加边框的位置上添加了边框，可以使用“擦除边框”功能进行擦除。

（4）制作斜线表头

斜线表头在制作表格时也十分常见，在有斜线表头的单元格中可以显示多个不同的项目。

选中需要制作斜线表头的单元格，如图2-44所示，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，单击“斜线”按钮，如图2-45所示，单击“确定”按钮关闭对话框。

图2-44

图2-45

此时单元格中添加了一条从左上角到右下角的斜线。保持单元格的选中状态，在“开始”选项卡的“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮，如图2-46所示。随后将光标定位在单元格中的文本的最前面，连续按下空格键，直到将“日期”两个字转到下一行显示为止，如图2-47所示，至此斜线表头就做好了。需要注意的是，斜线表头的文本对齐方式要保持“常规”或“左对齐”。