1.2 高质PPT必备要素

那么，在演讲过程中一份怎样的PPT才可以成就专业，辅助演讲，从而有效传递观点，打动受众呢？

专业化

笔者有一位非常好的朋友在一家公司任职CEO，我们因PPT而结缘，这么多年来他们公司所有重要的PPT都会交给我制作，每一次的合作都非常愉快，对我而言最大的感触是，虽然这位朋友不太懂PPT技能，亲手做出一份高质量的PPT对她而言很困难，但是好在她有很好的知识素养和审美情趣，所以她知道一个好的PPT应该长什么样。以至于每一次合作后我都要感谢她提高了我的审美标准。

所以我常常会告诉我的学员，在学习PPT之前先要提高自己的审美标准。

图1-1两张图片从画风来讲有异曲同工之妙，可能我们自己都没有意识到，原来两张图片的画面都充满了浓郁的乡土气息。所以提高审美标准很重要，就如同提高一个人的穿衣品位一样，品位高了自然而然不会去大红裤子搭花衬衫，再露出蹩脚的笑容来。

图1-2两张图片的画面则充满了商务精英范。我们应该将审美的标准提高到这一层次，那么自然而然无论衣着品位，还是PPT的风格都会因审美标准的提高而提高。

从深一层次来讲，我们的审美标准也来自个人的人生态度。有两首描写达官显贵们富足生活的诗句，其一是李庆孙写的“轴装曲谱金书字，树记花名玉篆牌”。其二是宰相晏殊写的“梨花院落融融月，柳絮池塘淡淡风”。前两句华丽辞藻中让人看到满眼的富丽堂皇，富而不贵；而后两句通过简约淡雅的语言让人看到华丽精致的庭院，进而感受到“此自然有富贵气”（宋葛立方语），这是一种洗尽铅华、返璞归真的高贵气质。所以在后续书中作者介绍的PPT风格都是以简约为主，呈现上以体现专业为目的，适合于工作型PPT。就像Garr Reynolds所著的《演说之禅》，书中无时不在提到将东方美学中的简约与和谐融入PPT演示中。

视觉化

如果PPT只是纯粹的文字描述，仅当作演讲提词器，那么它在演讲过程中起到的正面作用极为有限，如图1-3。

我们将文字有效地转化为图形，再结合现场的陈述，可以有效帮助受众加快理解、加深印象，如图1-4。

逻辑性

一页幻灯片中陈述内容之间的关系是什么？并列、递进、包含，还是其他？

与下一页幻灯片内容是互相独立，还是存在某种关联？如果存在关联，我们在PPT中应该如何体现，才可以更好地帮助受众厘清关系，始终跟上我们的讲解思路。

图1-5所示的是一个“基于论文数据的指标相关性分析”的课题汇报：

改成图1-6所示的四张幻灯片，整个逻辑就有了，基于论文数据的指标相关性分析是通过3个方面（3张幻灯片）呈现的：1．指标相关性指数；2．与排名、引文高度相关指标；3．论文数量，国际人员占比。通过3个方面的分析，得出的结论是什么。再结合切换效果使呈现的逻辑性更强。具体操作方法请参考图示厘清幻灯片之间的逻辑关系（见P84）。

越是深奥难懂的内容，越要体现它的逻辑，来帮助受众厘清思路，加快理解。

框架性

我们阅读书籍如果看了后面忘了前面的内容时，直接往前翻就行。而现场演讲除了时间受限外，还有一个问题是我们的PPT是不可逆的，一页幻灯片讲完，很少会再刻意往前翻。这时候一份框架结构清晰的PPT可以帮你解决回翻的问题，使我们的受众在整个演讲过程中始终都把握全局，对整体内容架构了然于胸。

当我们欣赏一幅很宏大的画作时，如《清明上河图》，我们远观可以总览全局，近看可以欣赏局部细节。而我们的PPT是由许多张幻灯片组成的，也就是我们把内容分别放在不同的幻灯片里，单张幻灯片可以很好地展现细节，但无法在放映时让受众总览全局。为了弥补演示过程中的这一缺点，可以通过搭建框架的方式让受众在看到细节的同时又能时时总览全局。

在一份公司介绍的演示文稿中，可以通过目录页让受众了解本次议题的内容框架，再通过过渡页让受众在你讲解每个模块内容时知道你当前在讲什么，已经讲过哪些内容，接下来还会讲什么。

导航条的形式可以是多样的，目的在于使每一个模块在讲解过程中，让受众在了解每一个细节的同时又能厘清在这一章节中是通过哪几个方面阐述的，不至于有迷路的感觉。并且导航条演示效果会非常棒，可以营造在一个幻灯片中切换不同内容的视觉感受。

规避典型错误从而达到高质

初学者制作PPT时常犯的错误，正在看书的你会犯几条呢？拿笔在A-J中圈出大家会犯的错误，看看你中招几条？

A.WORD复制粘贴型

很多人的PPT还是基于将Word文字复制到PPT中，然后配个图片，就自我感觉良好，以为是一个PPT了。但实际上配个图片它依然还是Word版本的PPT。纯粹的文字没人愿意去看，顶多也就看一下标题，如图1-7。

B．前景与背景颜色相似

前景跟背景颜色非常相似，投影仪播放时会看不清文字内容，降低阅读性，摧残受众的眼睛，如图1-8。

C．错用图示型

仅为了好看而生搬硬套模板或图示，全然不顾是否贴切内容。图1-9所示的数据跟图示毫无相关性，会误导受众对内容的理解。

D．重点太多等于没有重点

突出强调某些内容是为了让受众能抓住重点，但强调的内容太多则等于没有重点，如图1-10。

E．错用图片

使用与内容毫无相关性的图片

使用一张清晰、简洁的图片，相得益彰地表达幻灯片的隐含意义，可以为幻灯片加分。但如果使用了一张跟内容表达毫无相关性的图片，只会让受众莫名其妙，很有可能还会误导他们，如图1-11。

使用低劣的图片

在商务PPT中使用卡通或清晰度很低的图片，不仅不能提升反而会降低PPT的品质，如图1-12。

注：更多图片使用原则见P117。

F．五颜六色

想象一个人的穿着：浑身上下各种颜色，黑色西装裤，配个黑色皮鞋，却一不小心露出一双白色袜子，作何感想？PPT中也一样，颜色太多、太花哨只会降低视觉效果，如图1-13所示。所有颜色的应用都带有目的性，而不是随意选择颜色。比如，为了突出主题，或者为了区分内容的次重点、层级等而使用不同的颜色。

G．视力测试

现场演示的PPT即使是小范围的演示，也要慎用10号字体。太小的字体受众根本看不清楚，放与不放没有任何区别，还不如删减次要内容，使重要内容放大更突出，如图1-14。

H．态度问题

直接将内容以图片形式复制过来，一是导致内容看不清楚，二是受众会感觉到不够有诚意，当然也不够专业，如图1-15。

I．堆砌的图表

堆砌的图表信息量太大，导致仅看到一堆数字，在短时间里这些数字究竟想要传达什么信息却无从知晓，如图1-16。

J．图表业余

直接套用EXCEL或PPT中默认的图表如果没有经过二次加工，无论是图表样式的美观度，还是传达信息的主次等都不够专业、直观，如图1-17。

以上总结了大家做PPT时常犯的一些错误，需要注意的是某些幻灯片一页中可以发现若干个错误点，笔者仅拎出一个典型的错误拿来解析。

以上所有都是学员真实的案例，正在看书的你圈出几条错误来呢？

我们一起来总结一下大家经常会犯的错误：

在后续章节中，我会告诉读者如何在规避这些错误的同时，用更加合理的方式呈现。

做好准备了吗？是不是开始有点信心了，来吧，带着一个高质PPT的设计要求一起开始这段学习的旅程，让PPT来成就专业，辅助演讲。