7．空当时间活用法：让时间被更好地运用

小额投资足以致富是一个浅显易懂的道理，然而，很少有人注意，零碎时间的掌握也足以使人变得更加高效。在一个愈加忙碌的现代社会里，越是工作出色的人，其时间也往往被分割得越厉害，无形中，时间也会相对流失得更迅速，诸如不同工作任务间隔的几分钟，与人会面前后，会议提前结束、延后开始的几分钟……这些情况下就必然会产生空当。而空当中的“等”本身就是一种焦虑源，为了舒缓这种紧张，通常我们会被暗示或建议要放松，这就是大部分公共场所总有电视的原因。

为了消磨时间而去看不喜欢也不必要看的电视节目，自然无益于效能提升。其实反思来看，将一年中的这些空当时间积累起来，往往会长达几十甚至是几百小时——这对于时间短缺的高效能人士而言，无疑是宝贵的时间资源。

空当时间要如何善用？首先，你需要明确的是，空当时间又可以分为两种：

●固定空当时间

 

A在每天早起以后到准备出门之间会有30分钟的空当，而且，只要他能够保证自己六点钟起床，就一定能空出这段时间来。

B每天从家中往返工作地点的上下班时间也是固定空当，毕竟，等车与搭车时间不会有太大的改变。

 

面对这种固定空当时间，将一些短时间内就可以完成的常态任务固定在这些常态空当里面做，便可以避免零碎小事干扰正式工作时的效率与节奏。

●意外空当时间

有时候，要等的人迟到了；有时候，会议提前半小时结束了，这些都是临时的小惊喜——换个角度来想，你是不是多出了一些自己的小时间？它们都是我们可以好好利用的宝贵时间。不过，因为这些时间太意外，因此无法事先安排常态任务，于是，有时候我们就能够将一些被划入“紧急”范畴的琐事预留在这些空当里做。没错！你看到的就是“紧急”琐事，因为这些意外空当其实每天都有可能会发生。

将那些不需要在正式工作时间做，或者会影响到重要工作进度的事情，留到每天的零碎时间里面做，因为你一定会有零碎时间，“常态琐事”就留在固定空当里，每天重复做，而“紧急琐事”就留在意外空当抓紧时间进行处理。

如今智能行动装置都已经成为了随身设备，你可以用智能手机、平板等设备在短时间内处理完这些任务。

这样一来，你在一天中就有更多的时间可以运用，不过前提是，你必须学会将一些事情从正式的工作上移出，留在零碎时间再做。

◆撰写草稿大纲

 

某公司的经理正职工作非常忙碌，但他却常常有时间将自己的经验写到博客上去供人参考，而这里的关键就在于，他在平日里会将“写一篇博客文章”这件事情再次切割成好几个小任务，而其中有两个任务就是“拟定大纲”“撰写草稿”。

他会在每天下班搭车的路上坐这两件事情，虽然很可能只有10～30分钟的时间，但这已经足够他去构思文章的结构——如此一来，当他回到家中坐在电脑前的时候，就可以直接开始正式写文章，而不需要再去浪费什么正式时间去想要写什么了。

 

同理，你也可以按这位经理的方式，将自己拟定报告草稿、做下一项工作的任务分解等工作放在空当时间来做。

◆看重点新闻

对于高效能人士而言，每日关注本行业内的新闻是一件事关个人职业发展的重要事情，通过浏览新闻，他们可以获取相关的行业资讯，从而在决策时做出更切合实际的决定。但是，如果你在坐到办公桌前的第一件事情就是上网浏览新闻、看最新情报的话，那么，你一定会在不知不觉间耗费掉开头一小时的工作时间，因为新闻永远看不完，而且，发达的网络会让我们透过站点与站点的链接陷入知识的探索中。

这件事情并非不好，只是你很可能将它放在不对的时间做。因此，你最好要求自己只在零碎时间看新闻，因为“收集情报”对你而言是重要的每日例行任务，但这是为了可能的工作做准备，却并非目前重要的工作进度本身，所以不能在正式工作时间做，而是要利用早起出门前、等车时段来做。

另外，现在有智能手机，更有各式各样的新闻阅读软件，要在空当时间看到自己所关注的重点新闻并不是难事，甚至处理起来会更加有效率，而且，在零碎时间看新闻还可以自然而然地限制看新闻的时间，因为等地铁或公交车来的10分钟一到，你便不能看新闻了，所以，你自然会更加懂得抓住新闻重点来看。

◆处理电子邮件

另一个应该避免在正式工作时间做的事情就是打开你的电子邮件信箱，除非你的工作就是看信，否则，你肯定有更重要的每日进度要完成，你应该先去做那些重要紧急的每日专案。

在工作的空当之间——你一定每天都会有固定的工作空当——它可能是工作1小时后的休息时间，也可能是中午吃完饭的午休时间，此时再花费5分钟去打开信箱、处理邮件。

其实，探究因邮件而至的任务，我们会发现，它的含义其实是“要加一些额外的任务给你”，但我们正式的、重要的工作都还没有完成，就要两头忙去处理额外的任务，那自然是不切实际且干扰效率的。另外，会用电子邮件寄给你的额外任务往往也不是当下就非要完成不可的紧急任务，因此，利用零碎时间来处理邮件才是最好的工作流程安排。

◆回复朋友通讯

和电子邮件一样——通过即时通讯软件或短信传来的信息，往往不是重要的信息，因此，同样的道理，你完全没有必要在工作时间，或者为自己设定的工作时间去处理朋友之间的聊天通讯。等到有零碎时间、尤其是意外的空当时，如会议稍微延后的5分钟、因今天工作提前完成而剩余的10分钟，再打开即时通讯软件，去看看朋友传送给你的讯息就好。

◆安排日历行程

按大脑的思维过程来说，一坐到办公桌前就立刻知道要做什么，并且立即开始工作，是效率最高的，所以，如果有零碎时间的话，不如给自己安排一下日历行程：打开手机上的行事历，重新安排一下工作应该不是什么难事。而且就像我们之前所说的，每天一定会有零碎时间，所以，一定有时间可以供你安排行事历，因此，你不需要担心没有时间做这件事情，更不需要在正式工作时间去做。

◆检视待办清单

在正式工作时间安排待办清单是一种极其浪费时间的举动，待办清单并没有那么重要，而你之所以迫切地想要检查它，只是想为自己找到一个逃避工作的借口、手段而已：因为眼下不想做正式工作，烦恼正式工作，因此安排待办清单来为自己缓解压力。

将安排待办清单这件事情留到空当时间来做，如完成一项工作后的空当，就是最好时机，此时，你可以拿出待办清单为自己做一个简单的顺序微调。

◆思考一些自己的事情

空当时间不一定要留给工作，你也可以留给自己：如果生活上、人际上有什么烦恼的事情，你也可以练习着在正式工作时间先将它们“暂时移开”，通过记在笔记里的方式从脑中移出、在心里暂时遗忘。然后，等到零碎的空当时间，再拿出笔记，重新思考自己的事情，将想法、感觉写下来。

上述事情几乎都是工作与生活中非做不可的事情，若将它们塞入空当时间，生活的整体效率将会大大提升。当然，你也需要记住：利用空当时间法，最重要的观念即是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。若可以建立这种正确的想法，并身体力行，你便必然可以将时间做出有效的计划分配，完成一些更有意义的工作。